Jagatud postkasti säilitamise poliitika rakendamine Office 365-s

Andmete turvalisuse tagamisel on üks parimaid asju, mida saate teha, on Office 365-s jagatud postkasti säilitamise poliitika rakendamine. See aitab tagada, et teie andmed on nõuetekohaselt kaitstud ja pääsete neile alati juurde, kui vajate. juurde. Jagatud postkasti säilitamise poliitika seadistamiseks on mitu erinevat võimalust, kuid kõige olulisem on veenduda, et mõistate valikuid ja nende toimimist. Üks esimesi asju, mida peate tegema, on otsustada, millist tüüpi andmeid soovite säilitada ja kui kaua. Saate säilitada kahte peamist tüüpi andmeid: sõnumid ja üksused. Sõnumid on kõige tavalisem andmetüüp, mida inimesed soovivad säilitada. Saate sõnumeid säilitada määratud aja jooksul või igavesti. Üksused on vähem levinud, kuid need võivad olla sama olulised. Üksused hõlmavad selliseid asju nagu kontaktide loendid, kalendriüksused ja ülesanded. Saate hoida esemeid kindlaksmääratud aja jooksul või säilitada neid igavesti. Kui teate, millist tüüpi andmeid soovite säilitada, peate otsustama, kui kaua soovite neid säilitada. Seal on kolm peamist valikut: 1. Hoidke kindlaksmääratud aja jooksul 2. Hoia igavesti 3. Kustutage määratud aja möödudes Igal valikul on oma eelised ja puudused, nii et enne otsuse tegemist peate neid hoolikalt kaaluma. Kui teate, millist tüüpi andmeid soovite säilitada ja kui kaua, peate seadistama oma säilituspoliitika. Selleks on mitu erinevat viisi, kuid kõige tähtsam on veenduda, et mõistate valikuid ja nende toimimist. Üks parimaid viise säilitamispoliitika seadistamiseks on kasutada Office 365 sisseehitatud suvandeid. Selleks minge Office 365 halduskeskusesse ja klõpsake vahekaarti 'Vastavus'. Sealt näete vastavusvalikute loendit. Kerige alla jaotiseni „Säilitamine” ja klõpsake lingil „Lisa säilitamispoliitika”. See viib teid säilitamispoliitika viisardisse. Esimene asi, mida peate tegema, on anda oma poliitikale nimi. Seejärel peate valima, millist tüüpi andmeid soovite säilitada ja kui kaua. Samuti saate valida, kas rakendada poliitikat kõigile kasutajatele või ainult teatud kasutajatele. Kui olete oma valikud teinud, klõpsake nuppu 'Salvesta'. Teie eeskirjad rakenduvad nüüd kõigile teie valitud kasutajatele. Kui soovite poliitikat rakendada ainult konkreetsetele kasutajatele, saate seda teha, minnes Office 365 halduskeskuses vahekaardile Vastavus ja klõpsates lingil Säilitamine. Sealt näete kõigi loodud säilitamispoliitikate loendit. Otsige üles eeskirjad, mida soovite konkreetsetele kasutajatele rakendada, ja klõpsake lingil „Muuda”. Kerige alla jaotiseni 'Ulatusala' ja klõpsake linki 'Lisa kasutajaid'. Sealt saate valida konkreetsed kasutajad, kellele soovite poliitikat rakendada. Kui olete oma valikud teinud, klõpsake nuppu 'Salvesta'. Teie eeskirjad rakenduvad nüüd teie valitud konkreetsetele kasutajatele.

Kui tahad teada kuidas rakendada jagatud postkasti säilitamise poliitikat Office 365-s, seejärel lugege seda postitust. Säilitamise poliitika on salvestusmärgiste kogu mis määravad, kuidas kaustu ja üksikuid üksusi (nagu meil ja kõnepost) salvestatakse üldine postkast Office 365-s enne nende arhiveerimist või jäädavalt kustutamist. Paljud äriorganisatsioonid peavad oma postkastide sisu ennetavalt salvestama, et tagada nõuetele vastavus. Säilituspoliitikad aitavad teil hallata riske, mis on seotud teabe kadumisega, mis võib põhjustada juriidilisi tüsistusi.

Jagatud postkasti säilitamise poliitika rakendamine Office 365-s

Säilituspoliitika rakendamiseks jagatud postkastile peate looma säilitussildid ja uue säilituspoliitika, lisama sildid poliitikale ja seejärel rakendama poliitika jagatud postkastile.

kuidas otsingumootorit lisada

Nii saab rakendage Office 365-s jagatud postkasti säilitamise poliitikat :

1. Logige sisse EAC-i.
2. Looge isiklikud säilitusmärgised.
3. Looge uus säilitamispoliitika.
4. Kinnitage säilitamispoliitikale isiklikud sildid.
5. Rakendage jagatud postkastile säilituspoliitika.

Vaatame seda üksikasjalikult.

1] Logige sisse EAC-i

Logige oma administraatori mandaate kasutades sisse EAC-i (https://outlook.office365.com/ecp).

kuidas Xboxi mängimist kõikjal kasutada

Näpunäide: Kasutage oma brauserit privaatses/inkognito režiimis, et pääseda juurde oma Exchange'i administraatori kontole. See takistab brauseril saidile navigeerimisel automaatselt teie praeguseid mandaate valida.

2] Looge isiklikud salvestussildid

Säilitusmärgend võib olla üks järgmistest kolm tüübid :

1. Vaikepoliitika märgend (DPT) – rakendub automaatselt kogu postkastile.
2. Säilituseeskirjade märgend (RPT) – rakendatakse automaatselt vaikekausta (Inbox, Sent jne) ja
3. personalipäev – Kasutajad rakendavad seda käsitsi üksikutele üksustele ja kaustadele.

Isikliku märgendi abil saate luua erandi vaikepoliitika märgendile või säilitamispoliitika märgendile. Näiteks kui DPT käsib kustutada kõik üksused 5 aasta pärast, saate luua erandi „teavituste” jaoks, mis kustutatakse 7 päeva pärast isikliku sildi abil.

Isikliku sildi loomiseks järgige neid juhiseid.

lisage parool zip-faili akendele 10

1. Vajutage vastavuse juhtimine Exchange'i halduskeskuse juhtpaneeli vasakul paanil.
2. Seejärel klõpsake nuppu salvestussildid lehe ülaosas olev vahekaart.
3. Näete olemasolevate säilitamismärgendite loendit. Vajutage edasi pluss (+) ikoon selle loendi ülaosas.
4. Vali kasutajate poolt üksustele ja kaustadele rakendatud (privaatne) ilmuvas ripploendis.
5. Tulla sisse Nimi , tegevust hoides, ja Säilitusaeg märgi sisse kasutajate poolt üksustele ja kaustadele rakendatud uus silt (isiklik) aken.
6. Kliki Hoidke nuppu.

Samamoodi saate luua täiendavaid silte, mis lisatakse teie jagatud postkasti poliitikale.

Loe ka: Mis vahe on Microsoft Office'il ja Microsoft 365-l?

3] Looge uus säilitamispoliitika

1. Minema säilitamispoliitika sakk mis kuvatakse vastavuse haldamise lehe ülaosas. Näete olemasolevate poliitikate loendit.
2. Kliki pluss (+) ikooni uue poliitika loomiseks.
3. Sisestage sobiv Nimi poliitika jaoks.
4. Kinnitage eeskirjadele üks või mitu silti (nagu on kirjeldatud järgmises jaotises).
5. Kliki Hoidke nuppu.

Loe ka: Installige rühmapoliitika halduskonsool operatsioonisüsteemi Windows 11/10. .

4] Kinnitage säilitamispoliitikale isiklikud sildid.

1. Säilituspoliitika aknas klõpsake plussmärki (+). See avaneb valige salvestussildid aken, kus kuvatakse saadaolevate siltide loend.
2. Valige loodud isiklikud sildid ja klõpsake nuppu Lisama nuppu.
3. Seejärel klõpsake nuppu Okei nuppu.

5] Rakendage jagatud postkastile säilituspoliitika.

fototempli eemaldaja

1. Klõpsake Exchange'i administraatori konto vasakpoolsel paanil saajad .
2. Seejärel klõpsake nuppu üldine ülemine vahekaart. Näete olemasolevate loendit üldised postkastid .
3. topeltklõps jagatud postkasti, millele soovite poliitikat rakendada.
4. Vajutage postkasti funktsioonid vasakul paneelil.
5. Valige nuppu kasutades poliitika Säilituspoliitika sügis.
6. Kliki Hoidke nuppu.

Märkused:

1. Ainult administraatorid saavad luua ja rakendada Office 365 jagatud postkastidele säilituspoliitikaid.
2. Neile säilituspoliitikate rakendamiseks peab teie postkastides olema vähemalt 10 MB andmeid.
3. Säilituspoliitika jõustumiseks kulub tavaliselt 7 päeva.
4. Saate luua ühe või mitu säilitusmärgendit, kuid korraga saab postkastile rakendada ainult ühte säilituspoliitikat. Seetõttu seostage kõik sildid, mida soovite postkastile rakendada, ühe säilituspoliitikaga.

Kas me saame ühisele postkastile rakendada säilitamispoliitikat?

Jah. Säilituspoliitika saate rakendada jagatud postkastile kasutades postkasti funktsioonid valik. Selle leiate, kui topeltklõpsate alloleval jagatud postkastil üldine vahelehe sisse saajad EAC osa. Pidage meeles, et postkastile saab korraga rakendada ainult ühte poliitikat. Seega peate siduma kõik vajalikud sildid ühe poliitikaga, mida kavatsete postkastile rakendada.

Kuidas muuta Office 365 vaikimisi säilitamise poliitikat?

Kuidas rakendada Office 365 postkastile säilitamispoliitikat?

Saate rakendada säilituspoliitika ühele või mitmele Office 365 postkastile. kasutades EAC-d . Säilituspoliitika rakendamiseks ühele postkastile minge aadressile Saajad > Postkastid . Seejärel valige soovitud postkast ja klõpsake nuppu muuda ülemine ikoon. Vajutage Postkast Iseärasused vasakule. Valige ripploendist säilitamispoliitika ja klõpsake nuppu Hoidke nuppu. Säilituspoliitika rakendamiseks mitmele postkastile valige mitu postkasti kasutades Shift või Ctrl võti. Seejärel valige Täpsemad valikud > Säilituspoliitika > Värskenda . Seejärel valige soovitud poliitika Säilituspoliitika hulgi määramine ja klõpsake edasi Hoidke nuppu.