Exceli faili loomine SharePointis võib olla kasulik viis tagada, et kõigil teie meeskonnaliikmetel on juurdepääs samale dokumendile olenemata nende asukohast. See juhend näitab teile, kuidas luua SharePointis ühiskasutuses oleva Exceli faili, ning selle süsteemi kasutamise eeliseid. Selle juhendi abil saate ära kasutada Exceli faili SharePointis jagamise eeliseid ja õppida selle teostamiseks lihtsaid samme.
Jagatud Exceli faili loomine Sharepointis: Sharepointis jagatud Exceli faili loomiseks toimige järgmiselt.
- Avage oma veebibrauseris Sharepoint.
- Valige teek, kuhu soovite faili salvestada.
- Exceli faili üleslaadimiseks klõpsake nuppu Laadi üles.
- Kui fail on üles laaditud, klõpsake selle avamiseks.
- Minge vahekaardile Fail ja valige Jaga.
- Sisestage nende inimeste nimed, kellega soovite faili jagada.
- Valige juurdepääsutase, mille soovite neile anda.
- Lõpetamiseks klõpsake nuppu Jaga.
kuidas Outlooki vaikekliendi mac'iks seada
Kuidas luua SharePointis jagatud Exceli faili?
SharePoint on võimas pilvepõhine koostöötööriist, mis võimaldab organisatsioonidel dokumente, arvutustabeleid ja muid digitaalseid varasid salvestada, neile juurde pääseda ja nendega koostööd teha. Paljud ettevõtted kasutavad SharePointi oma andmete ja dokumentide majutamiseks pilves ning see on suurepärane tööriist Exceli arvutustabelite jagamiseks kolleegide ja välispartneritega.
Jagatud Exceli faili loomine SharePointis on lihtne ja arusaadav ning see nõuab vaid mõnda lihtsat sammu. Selles artiklis selgitame täpselt, kuidas seda teha.
1. toiming: laadige Exceli fail SharePointi üles
Esimene samm jagatud Exceli faili loomiseks SharePointis on faili üleslaadimine SharePointi saidile. Selleks peate sisse logima oma SharePointi kontole ja liikuma dokumenditeeki, kuhu soovite faili salvestada. Kui olete dokumenditeegis, klõpsake nuppu Laadi üles ja valige oma arvutist Exceli fail.
Kui fail on üles laaditud, saate anda sellele nime ja lisada täiendava teabe, mida soovite faili kohta salvestada. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja fail laaditakse SharePointi saidile.
2. samm: määrake turvalisus ja load
Kui fail on SharePointi üles laaditud, tuleb järgmisena määrata faili turvalisus ja õigused. See määrab, kes pääseb failile juurde ja mida nad saavad sellega teha. Turvalisuse ja õiguste määramiseks klõpsake dokumenditeegis nuppu Sätted ja valige Õigused.
Siit saate määrata failile õigused. Näiteks saate muuta faili avalikuks, et igaüks, kellel on link, pääseks sellele juurde, või saate muuta selle privaatseks ja piirata juurdepääsu konkreetsetele inimestele. Samuti saate erinevatele kasutajatele või rühmadele määrata konkreetsed loatasemed, näiteks lugemine või redigeerimine.
Windowsi tulemüüri konfigureerimine
3. samm: jagage Exceli faili
Kui turvalisus ja load on määratud, on järgmine samm Exceli faili jagamine. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Jaga ja sisestage nende inimeste e-posti aadressid, kellega soovite faili jagada. Samuti saate lisada sõnumi, et selgitada, miks faili jagate.
Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Saada ja faili jagatakse teie määratud inimestega. Nad saavad meilisõnumi faili lingiga ja pääsevad sellele juurde oma SharePointi konto kaudu.
4. toiming: määrake faili märguanded
Kui Exceli fail on jagatud, on järgmine samm failiteatiste seadistamine. See võimaldab teid teavitada alati, kui keegi teeb failis muudatusi. Failiteatiste määramiseks klõpsake dokumenditeegis nuppu Sätted ja valige Märguanded.
Siin saate valida, millist tüüpi teateid soovite saada. Näiteks võidakse teid teavitada alati, kui faili muudetakse, kui keegi kommenteerib faili või kui keegi loob uue versiooni. Kui märguanded on määratud, teavitatakse teid alati, kui keegi teeb failis muudatusi.
5. samm: tehke koostööd Exceli failiga
Viimane samm on Exceli faili kallal koostööd teha. SharePoint teeb failidega reaalajas koostööd lihtsaks ja saate seda teha just loodud Exceli failiga. Koostöö alustamiseks klõpsake dokumenditeegi nuppu Koostöö ja valige Muuda brauseris.
See avab brauseris Exceli faili ja teie ja teie kaastöötajad saate failis reaalajas muudatusi teha. Samuti saate vestlusaknas omavahel vestelda ja kõik muudatused salvestatakse automaatselt.
6. samm: laadige alla Exceli fail
Kui olete Exceli failiga koostöö tegemise lõpetanud, saate selle oma arvutisse alla laadida. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Laadi alla ja valige Laadi alla Excelina. See laadib faili teie arvutisse ja saate seda seejärel oma soovi kohaselt kasutada.
7. samm: haldage versioonikontrolli
SharePoint hõlbustab ka Exceli faili versioonikontrolli haldamist. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Seaded ja valige Versiooniajalugu. See avab faili kõigi versioonide loendi ja saate vaadata failis aja jooksul tehtud muudatusi.
Vajadusel saate taastada ka faili eelmise versiooni. Selleks valige versioon, mida soovite taastada, klõpsake nuppu Taasta ja versioon taastatakse eelmisesse olekusse.
8. samm: kustutage Exceli fail
Kui olete Exceli failiga töötamise lõpetanud, saate selle SharePointist kustutada. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Sätted ja valige Kustuta. See kustutab faili jäädavalt SharePointi saidilt ja seda ei saa enam vaadata ega alla laadida.
9. samm: hallake salvestusruumi
Kui olete Exceli faili haldamise lõpetanud, saate hallata oma salvestusruumi, et tagada kõigi failide jaoks piisavalt ruumi. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Salvestus ja valige Halda salvestusruumi.
Siit saate vaadata kasutatud salvestusruumi ja allesjäänud salvestusruumi hulka. Samuti saate salvestusruumi vabastamiseks kustutada faile, mida te enam ei vaja.
10. samm: jälgige failitegevust
Lõpuks saate jälgida failitegevust, et veenduda, kas teie failidele juurde pääsetakse ja neid kasutatakse õigesti. Selleks klõpsake dokumenditeegis nuppu Tegevus ja valige Monitor. See näitab, kes ja millal on failile juurde pääsenud, samuti failis tehtud muudatusi.
puuteplaadi pal
Samuti saate määrata hoiatusi, et neid teavitataks alati, kui keegi failile juurde pääseb või selles muudatusi teeb. See aitab teil jälgida, kes failile juurde pääseb ja mida nad sellega teevad.
Seotud KKK
Kuidas luua SharePointis Exceli jagamise faili?
Vastus:
Jagatud Exceli faili loomine SharePointis on suurepärane võimalus teistega projekti kallal koostööd teha või olulisi andmeid salvestada. Esimene samm on SharePointi saidi loomine. Seda saate teha, logides sisse Office 365 portaali ja luues uue SharePointi saidi. Kui sait on loodud, saate Exceli faili oma saidile lisada, laadides selle üles dokumenditeeki. Seejärel saate seda faili teiste kasutajatega jagada, andes neile muutmisõigused. See võimaldab neil jagatud faili vaadata, redigeerida ja kommenteerida. Kui fail on jagatud, kajastuvad kõik tehtud muudatused failis.
Kokkuvõtteks võib öelda, et jagatud Exceli faili loomine SharePointis on lihtne ja arusaadav protsess. Selle juhendi abil saate hõlpsasti luua jagatud Exceli faili, mida kolleegidega jagada ja nendega koostööd teha. See võimaldab teil hoida kogu olulise teabe ühes kohas kursis, muutes koostöö tõhusamaks ja produktiivsemaks. Mõne klõpsuga ja mõne minutiga saate kiiresti SharePointis ühiskasutatava Exceli faili luua.
